So revolutioniert die Business Process Automation die Nutzung Ihres CRM-Systems

Als „Made in Germany“-Softwarehersteller gehört die CAS Software AG schon immer zu den besten Anbietern, wenn es hochgradig adaptive und flexible CRM-Systeme betrifft.

Mit der Einführung des neuen Features Business Process Automation geht die CAS bei den Produkten CAS genesisWorld und SmartWe jetzt einen entscheidenden Schritt weiter: Es ermöglicht Nutzerinnen und Nutzern auch ohne Programmierkenntnisse komplexe, wiederkehrende Geschäftsprozesse effizient zu digitalisieren und zu automatisieren. Dank einer intuitiven, grafischen Benutzeroberfläche werden manuelle Abläufe spielend leicht in smarte Workflows verwandelt – von der automatischen Aufgabenverteilung bis hin zur Steuerung von Freigabeprozessen.

Wir von der ACP sind seit 20 Jahren einer der erfolgreichsten Partner der CAS Software AG und verfügen über einen riesigen Erfahrungsschatz bei komplexen CRM-Systemen für den Deutschen Mittelstand. Nun freuen wir uns, unsere Kunden dabei zu unterstützen, Geschäftsprozesse hochgradig effizient zu optimieren.

So funktioniert das BPA

Die Business Process Automation in CAS genesisWorld und SmartWe funktioniert durch eine elegante Kombination aus Triggern, Aktionen und Entscheidungslogiken.

Ein Trigger ist der Startpunkt bzw. Auslöser eines Prozesses – beispielsweise das Speichern eines neuen Datensatzes, der Abschluss eines Verkaufs oder das Erreichen eines bestimmten Datums.

Sobald ein Trigger ausgelöst wird, können verschiedene Aktionen angestoßen werden: etwa das automatische Versenden einer E-Mail, das Zuweisen einer Aufgabe an einen Mitarbeitenden, das Generieren eines Berichts oder das Anlegen eines Folge-Termins. Mithilfe von Entscheidungslogiken lassen sich diese Abläufe durch Bedingungen gezielt steuern.

Benutzer definieren dabei Abzweigungen, die auf bestimmte Kriterien wie Status, Priorität oder Kundentyp reagieren. So können Prozesse dynamisch und individuell angepasst werden – etwa indem ein Angebot automatisch an die Vertriebsleitung weitergeleitet wird, wenn ein bestimmter Betrag überschritten wird. Diese grafische Steuerung macht die Automatisierung nicht nur effizient, sondern auch intuitiv und leicht zu bedienen.

Sie wollen Ihr CRM in Zukunft auch effizienter nutzen? Fragen Sie ein kostenfreies und unverbindliches Beratungsgespräch an.

BERATUNGSGESPRÄCH

Was sind Ihre Vorteile?

1. Zeitersparnis durch Automatisierung wiederkehrender Aufgaben

Manuelle, routinemäßige Tätigkeiten wie das Erstellen von Terminen, das Versenden von E-Mails oder die Organisation von Aufgaben entfallen. Dadurch haben Mitarbeitende mehr Zeit für strategisch wichtige Aufgaben und wertschöpfende Tätigkeiten.

2. Fehlerminimierung und höhere Prozesssicherheit

Automatisierte Workflows sorgen für standardisierte Abläufe und reduzieren das Risiko menschlicher Fehler, beispielsweise durch falsche Datenübertragungen oder vergessene Aufgaben. Dies verbessert auch die Qualität und Zuverlässigkeit der Arbeitsergebnisse.

3. Transparenz und klare Verantwortlichkeiten

Die Automatisierungen verteilen Aufgaben gezielt an die zuständigen Personen, woraus eine geregelte Übersicht entsteht. Durch Benachrichtigungen und Eskalationslogiken bleiben Deadlines oder Prioritäten im Blick, was die Nachvollziehbarkeit und Effizienz im Team stärkt.

4. Skalierung und Effizienz in Geschäftswachstum

Mit BPA können Unternehmen ihre Prozesse problemlos skalieren, ohne dass der Aufwand für Verwaltung und manuelle Kontrolle steigt. Selbst komplexe Prozesse lassen sich flexibel anpassen und wachsen mit dem Unternehmen mit – ein entscheidender Vorteil für KMUs, die langfristig erfolgreich sein wollen.

UseCases und Anwendungsfälle der Business Process Automation

Die Business Process Automation erleichtert die tägliche Arbeit in Vertrieb, Kundenservice und Support durch intelligente Automatisierungen.

Ein Beispiel ist die Angebots- und Auftragsverfolgung, wo der Workflow automatisch Aufgaben erstellt, relevante Datensätze wie Kunden- und Angebotsdaten verknüpft und Fristen setzt. Beim Auftragseingang löst BPA eine Reihe von Aktionen aus, etwa das Delegieren von Folgeaufgaben an Mitarbeitende oder die Weiterleitung des Auftrags zur Auftragsbearbeitung.

Im Bereich Lead-Management ermöglicht BPA die automatische Qualifizierung und Klassifizierung neuer Leads anhand festgelegter Kriterien, wie Interessen oder Branche. Die Leads werden durch das System intern an zuständige Mitarbeitende zugeordnet, während parallel automatisierte Benachrichtigungen sowie personalisierte E-Mails an die Leads ausgeführt werden – zur Begrüßung oder für weiterführende Informationen.

In der Kundenbetreuung und Support-Erinnerung unterstützt BPA durch intelligente Funktionen wie die Zuordnung von Mitarbeitenden, die automatische Erstellung von Aufgaben und Fristen und die Zeiterfassung für eine strukturierte Bearbeitung. Gleichzeitig werden E-Mails zur Bewertung des Falls oder zur Bestätigung, dass das Anliegen gelöst wurde, automatisch an Kunden versendet. Hier ist außerdem möglich, dass Service-Level-Agreements definiert werden und die Anfragen entsprechend der SLAs priorisiert werden oder an höhere Instanzen weitergeleitet werden.

Diese Use-Cases verdeutlichen, wie BPA komplexe Prozesse effizienter und nahtloser gestaltet – für optimierte Arbeitsabläufe und eine bessere Kundenzufriedenheit.

Starten Sie jetzt!

Das leistungsstarke Business Process Automation-Feature ist ab Version x16.1.6 von CAS genesisWorld verfügbar. Kunden mit Platinum-Lizenzen können das Feature jetzt bereits nutzen.

Um das Feature optimal auf Ihre individuellen Geschäftsprozesse anzupassen, empfehlen wir Ihnen ein Beratungsgespräch mit unseren Experten, die nicht nur bei der Freischaltung des Features, sondern auch bei der Einrichtung und Konfiguration maßgeschneiderter Workflows unterstützen.

Mit der Business Process Automation hebt CAS genesisWorld die Effizienz und Flexibilität in der Nutzung des CRM-Systems auf ein neues Niveau. Unternehmen sparen Zeit, vermeiden Fehler und schaffen eine Grundlage für skalierbare, smarte Prozesse – ein Meilenstein für KMU, die ihre Prozesse optimieren und den Kundenservice revolutionieren möchten.

Sie wollen Ihr CRM in Zukunft auch effizienter nutzen? Fragen Sie ein kostenfreies und unverbindliches Beratungsgespräch an.

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