Dokumenten-Management-Systeme: Effizienzsteigerung und nahtlose Integration ins CRM

Warum Dokumenten-Management-Systeme ein echter Game Changer sein können

KMUs stehen vor echten Herausforderungen: die Menge an Dokumenten, die gespeichert werden, wächst oft schneller, als man sie effizient verwalten kann. Die Ablage wichtiger Verträge, Rechnungen oder Kundeninformationen hängt häufig von Prozessen und den beteiligten Mitarbeitenden ab, sind zeitaufwendig und nicht fehlerfrei. Hinzu kommen Anforderungen wie die DSGVO, die eine datenschutzkonforme Verwaltung von Dokumenten verlangen.

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) bietet hier Abhilfe: Es organisiert Ihre Dokumente zentral, macht sie schnell zugänglich und sorgt für eine sichere und übersichtliche Datenverwaltung. Gemeinsam mit einem nahtlos angebundenem CRM-System wird hier nicht nur Ordnung geschaffen, sondern Geschäftsprozesse beschleunigt. Wie das funktioniert und was ein DMS eigentlich ist, erfahren Sie in diesem Blogartikel.

Die zentralen Funktionen eines DMS: Die Dokumentenverwaltung der Zukunft

Dokumenten Management Systeme sind Softwarelösungen, die entwickelt wurden, um die Verwaltung, Organisation und Sicherheit von digitalen Dokumenten zu optimieren.

Die wichtigsten Funktionen eines DMS sind:

• Digitale Archivierung: Dokumente werden zentral und sicher gespeichert. Das Abheften in physische Aktenordner entfällt damit.
• Intelligente Suchfunktionen: Durch die Verwendung von Tags, Schlüsselwörtern und Volltextsuche können Dokumente in Sekundenschnelle gefunden werden.
• Versionierung: Änderungen an Dokumenten werden automatisch nachverfolgt, und frühere Versionen bleiben erhalten.
• Rechte- und Zugriffskontrollen: Unternehmen können festlegen, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten darf. Dies ist besonders wichtig für in Branchen & Abteilungen, die häufig mit sensiblen, personenbezogenen Daten arbeiten.
• Workflow-Automatisierung: Dokumentenbasierte Prozesse, wie Freigaben, Schlüssigkeits- oder Rechnungsprüfungen, können durch das DMS abgebildet werden.
• Integration mit anderen Systemen: Gängige Anbieter von Dokumenten Management Systemen ermöglichen eine problemlose Einbettung in die bestehende IT-Systemlandschaft und die Anbindung an ERP- oder CRM-Systemen.

Diese Funktionen machen Dokumenten Management Systeme zu einen effektiven Werkzeug in der aktuellen Informationsflut und hilft Ihnen und Ihren Mitarbeitenden, schnell und effizient an die Informationen zu kommen, die benötigt werden. Gleichzeitig erfüllen Sie mit einem DMS aber auch Anforderungen von Ihren Kunden und vom Gesetzgeber.

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Vorteile eines DMS für alle Abteilungen im Unternehmen

Die Vorteile eines DMS lassen sich gezielt auf die Bedürfnisse der verschiedenen Abteilungen im Unternehmen zuschneiden:

Geschäftsführung:

• Prozesse werden effizienter, was Ressourcen freischaufelt und Ihrem Unternehmen den ein oder anderen Wettbewerbsvorteil verschafft.
• Compliance: Ein DMS hilft, gesetzliche Anforderungen wie die DSGVO einzuhalten, und sorgt für Rechtssicherheit.
• Professionalisierung des Vertrags- und Dokumentenwesen
• Kostenersparnis: Weniger Papierverbrauch, geringere Druck- und Lagerkosten sowie optimierte Arbeitsprozesse führen langfristig zu Einsparungen.

IT-Leitung:

• Einfache Integration: Ein DMS lässt sich problemlos in bestehende IT-Systeme wie CRM oder ERP integrieren.
• Hohe Sicherheit: Verschlüsselte Datenablage und Zugriffskontrollen minimieren das Risiko von Datenlecks.
• Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse entlasten die IT-Abteilung bei der Dokumentenverwaltung.

Vertriebsleitung:

• Effizienzsteigerung: Vertriebsmitarbeiter können Dokumente wie Verträge oder Angebote direkt im CRM aufrufen und bearbeiten.
• Kundenzentrierung: Mit einem DMS sind alle relevanten Informationen zu einem Kunden schnell zugänglich, was die Kundenbetreuung verbessert.

Datenschutzbeauftragte:

• Rechtskonformität: Dokumente werden DSGVO-konform archiviert, und Zugriffskontrollen garantieren, dass nur berechtigte Personen Zugriff haben.
• Transparenz: Protokollierung und Nachverfolgbarkeit sorgen für maximale Sicherheit und Übersichtlichkeit.

DMS und CRM: Warum die Integration beider Systeme Ihr Unternehmen transformiert

Die Kombination eines Dokumenten-Management-Systems mit einem CRM-System entfaltet eine besonders starke Wirkung. Hier erfahren Sie, wie die Integration funktioniert:

• Zentrale Datenablage: Dokumente wie Verträge, Rechnungen oder Angebote können direkt im Kundenprofil Ihres CRM-Systems gespeichert werden. Dadurch haben Ihre Mitarbeiter alle relevanten Informationen an einem Ort.
• Automatisierung: Prozesse wie das Erstellen und Versenden von Angeboten oder die Vertragsprüfung können automatisiert werden. Ein Beispiel: Ein Vertriebsmitarbeiter erstellt ein Angebot im CRM, das automatisch im DMS gespeichert wird.
• Synchronisation: Änderungen an Dokumenten, die im DMS vorgenommen werden, werden automatisch mit dem CRM synchronisiert. So bleibt alles aktuell und konsistent.
• Benutzerfreundlichkeit: Durch die Integration bietet Ihr CRM eine einheitliche Benutzeroberfläche, über die Dokumente verwaltet werden können – ohne Wechsel zwischen verschiedenen Programmen.
• Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Die Integration eines DMS in ein CRM-System sorgt nicht nur für effizientere Prozesse, sondern auch für eine bessere Übersicht und Zusammenarbeit zwischen Abteilungen wie Vertrieb, IT und Management.

Drei konkrete Use-Cases: Wie KMUs mit DMS und CRM Erfolgsgeschichten schreiben

Der Weg zum eigenen DMS: Wie Sie starten und worauf Sie achten müssen

Eine erfolgreiche Einführung eines DMS hängt von einer sorgfältigen Planung ab. Beachten Sie folgende Punkte:

• Bedarfsanalyse: Überlegen Sie, welche Dokumenttypen und Prozesse digitalisiert werden sollen. Welche Abteilungen profitieren besonders von einem DMS?
• Systemauswahl: Wählen Sie ein System, das Ihre spezifischen Anforderungen erfüllt und gut in bestehende Software wie Ihr CRM integriert werden kann.
• Schulung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter umfassend geschult werden, um das DMS effizient zu nutzen.
• Datenschutz und Sicherheit: Achten Sie darauf, dass das DMS den gesetzlichen Anforderungen entspricht und hohe Sicherheitsstandards bietet.
• Testphase: Führen Sie vor dem Rollout eine Testphase durch, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Fazit: DMS als Schlüssel zur Effizienz und Sicherheit – jetzt handeln!

Ein Dokumenten-Management-System ist der Schlüssel zur Effizienzsteigerung und Sicherheit in Ihrem Unternehmen. In Kombination mit einem CRM-System werden Ihre Geschäftsprozesse noch leistungsstärker und kundenorientierter.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie ein DMS Ihrem Unternehmen helfen kann? Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Beratung! Unsere Experten zeigen Ihnen, wie Sie ein DMS erfolgreich implementieren und mit Ihrem CRM-System verbinden können.