CRM digitale Unterschrift – Top 5 Features und Vorteile für Ihr Unternehmen

CRM digitale Unterschrift – Top 5 Features und Vorteile für Ihr Unternehmen

Im digitalen Zeitalter findet die Kommunikation vorwiegend elektronisch statt. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierdokumenten ist dabei eine eindeutige Zuordnung zum Verfasser nicht ohne weiteres möglich. 

Die Lösung: Eine elektronische Signatur, die auf Basis von kryptografischen Verfahren die Echtheit digitaler Dokumente prüft und die Identität des Unterzeichners sicherstellt. 

Wie Sie mithilfe unserer Interface CAS genesisWorld to Adobe Sign bzw. DocuSign diese Technologie in Ihr CRM integrieren, um Unterschriften digital einzuholen, Ihre Prozesse zu automatisieren und Dank eines digitalen Workflows für mehr Effizienz in Ihrem Unternehmen sorgen, das erfahren Sie in diesem Beitrag!

Was ist eine digitale Unterschrift und welche Formen der digitalen Signatur gibt es?

Es gibt verschiedene Formen der digitalen Signatur, die jeweils ein unterschiedliches Sicherheitslevel aufweisen:

  • einfache elektronische Signatur – Sie fasst alle Signaturformen zusammen, die nicht unter die beiden anderen Begriffe fallen und kein besonderes Sicherheitsniveau haben. Die digitale Unterschrift ist die einfachste Form der elektronischen Signatur. Sie besteht entweder aus reinem Text oder der digitalisierten Form einer handschriftlichen Unterschrift, die mit einem Klick in ein Dokument eingefügt werden kann. Sie wird vorwiegend bei Dokumenten mit geringem Haftungs- oder Finanzrisiko eingesetzt, also beispielsweise für Kostenvoranschläge oder Kaufverträge.
  • fortgeschrittene elektronische Signatur – Hier wird eine Authentifizierung mittels Code eingesetzt. Sie eignet sich für sensiblere Dokumente mit moderatem Haftungs- oder Finanzrisiko.
  • qualifizierte elektronische Signatur – Wer das höchste Sicherheitsniveau anstrebt, das einer handschriftlichen Unterschrift gleichsteht, sollte auf eine qualifizierte elektronische Signatur zurückgreifen, bei der eine automatisierte ID-Verifizierung durchgeführt wird. Sie empfiehlt sich für Dokumente mit hohem Haftungs- oder Finanzrisiko.

Digitale Unterschrift für Ihr CRM: Was ist CAS genesisWorld to Adobe Sign bzw. DocuSign?

Bei CAS genesisWorld to Adobe Sign/DocuSign handelt es sich um ein Interface, das es Ihnen in nur wenigen Schritten ermöglicht, die in CAS genesisWorld abgelegten Vertragsdokumente an Adobe Sign/Docusign zu übertragen.

Unterzeichnen Sie die Vertragsdokumente auf Ihrem Gerät

Sie können Dokumente im Browser von Ihrem Tablet oder Smartphone aus unterzeichnen. Hierfür haben Sie drei Möglichkeiten:

  • per Toucheingabe, 
  • per Mouse oder 
  • per Foto-Upload.

Rückübertragung ins CRM

Anschließend erfolgt die Rückübertragung in Ihr CRM-System. Hier stehen Ihnen weitere Features zur Verfügung, die Ihren Workflow erleichtern:

  • Rollen zuweisen – Weisen Sie individuelle Benutzer zur Dokumenten- und Vertragsorganisation zu, z.B. Unterzeichner, Genehmiger, Empfänger, Bearbeiter.
  • Aufgaben und Erinnerungen anlegen – Legen Sie Berechtigungen oder entsprechende Erinnerungen für Benutzer an.
  • Vorlagen erstellen – Legen Sie Vorlagen an, um Ihre Prozesse zu automatisieren und eine schnellere Abwicklung zu gewährleisten.

Ist eine digitale Unterschrift so sicher wie eine Unterschrift in Persona?

Grundsätzlich ist jede Form der elektronischen Signatur dazu geeignet, den Verfasser eines Dokuments kenntlich zu machen. Allerdings ist vor allem bei der  einfachen Form der elektronischen Signatur ein Missbrauch beziehungsweise eine Fälschung nicht gänzlich ausgeschlossen. Wer sich hier besonders absichern möchte, sollte auf die fortgeschrittene oder qualifizierte Form der elektronischen Signatur zurückgreifen.

Elektronische Signaturen sind jedoch in jeder Form rechtsgültig. Je nach Art der Signatur unterscheidet sich allerdings ihre Beweiskraft vor Gericht. Auch hier gilt: Die größte Beweiskraft hat die qualifizierte elektronische Signatur.

Top 5 Vorteile der digitalen Unterschrift für Ihr CRM 

Sowohl die digitale Unterschrift, als auch ein CRM-System können Ihren Geschäftsalltag erheblich vereinfachen und Ihre Prozesse beschleunigen.

Wenn Sie jedoch mit unserem Interface beide innovativen Softwarelösungen miteinander kombinieren, können Sie das volle Potential beider Tools ausschöpfen und Ihren Verkaufszyklus nachhaltig verbessern.

  1. Zeitsparend – Sparen Sie wertvolle Zeit und steigern Sie Ihre Produktivität. Zeitraubende Aufgaben wie das Zusammensuchen einzelner Dokumente oder Wege zur Post entfallen. Nutzen Sie die gewonnene Zeit für Ihr Tagesgeschäft! 
  2. Mobil – CAS genesisWorld to Adobe Sign/DocuSign ist ein cloud-basiertes Tool. Sämtliche Verträge und andere wichtige Dokumente können schnell und unkompliziert unterschrieben werden – jederzeit und von überall aus! 
  3. Papierlos – Dadurch sind 100% digitale Workflows möglich, zentral an einer Stelle verwaltet. Ganz unabhängig von der Anzahl der versendeten Dokumente oder der Empfänger wird kein Papier mehr benötigt. Das ist nicht nur praktisch, sondern hilft Ihrem Unternehmen auch dabei, den Papierverbrauch zu senken. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern auch den Geldbeutel! 
  4. Effizient – Vereinfachen Sie den Unterzeichnungsprozess, indem Sie die Dokumente aus dem CRM aufrufen und direkt im Auftrag unterschreiben. Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben im CRM und verwalten Sie gleichzeitig Ihre Leads, Aufträge, Kontakte, Angebote und Rechnungen. Profitieren Sie von schnelleren Vertragsabschlüssen Dank transparenter Prozesse.
  5. DSGVO-konform – Unser Tool ist selbstverständlich DSGVO-konform. Außerdem sind die signierten Dokumente auch juristisch anerkannt.

Was brauchen Sie, um die digitale Unterschrift mit unserem CAS genesisWorld nutzen zu können?

Um das Interface nutzen zu können, brauchen Sie

  • als Versender – CAS genesisWorld und Adobe Sign bzw. DocuSign.
  • als Empfänger – Einen Browser, der auf einem PC, Smartphone, Tablet oder anderen beliebigen Endgerät installiert ist

Digitale Unterschrift für Ihr CRM – Beispiel für den Workflow

Nachdem Sie eine digitale Unterschrift in Ihrem CRM hinterlegt haben, können Sie diese ganz einfach wie folgt einsetzen:

  • Eine Dokumentvorlage wird im System geöffnet
  • Zwei oder mehrere Unterzeichner werden festgelegt
  • Das Dokument wird per E-Mail an den ersten Unterzeichner versendet
  • Der erste Unterzeichner öffnet das Dokument und unterschreibt
  • Das Dokument wird per E-Mail an den zweiten Unterzeichner versendet
  • Der zweite Unterzeichner öffnet das Dokument und unterschreibt ebenfalls
  • Das unterschriebene Dokument wird in der Akte der Unterzeichner abgelegt

Fazit CRM digitale Unterschrift: Mehr Effizienz & 100 % digitaler Workflow Dank CAS genesisWorld 

Wenn Sie die digitale Unterschrift in Ihr CRM CAS genesisWorld integrieren, können Sie Ihre Effizienz im Unternehmen drastisch steigern. Voraussetzung ist jedoch ein Tool, welches eine Verbindung zwischen Ihrem CRM und dem Tool für digitale Unterschriften herstellt.

Unser Interface bietet Ihnen genau das: Die Schnittstelle zwischen Ihrem CRM und Adobe Sign oder DocuSign. Im Handumdrehen können Sie so digitale Unterschriften einsetzen und produktiver arbeiten.

Verlassen Sie sich auf unsere Expertise! Wir von ACP haben uns seit Jahren auf die Bereitstellung von IT-Infrastruktur, Softwarelösungen und zugehörigen Dienstleistungen spezialisiert und kennen Ihre Bedürfnisse genau. 

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