CRM & Marketing für den Mittelstand: Von der Lead-Generierung bis zur personalisierten Kampagne

Marketing ist heute anspruchsvoller denn je. In hart umkämpften Märkten müssen Marketing-Teams ihre Zielgruppen in der Tiefe verstehen und passgenaue Botschaften zur richtigen Zeit ausspielen – und das alles unter strengen Datenschutzauflagen. Gleichzeitig sollen Kampagnen messbar sein, Prozesse effizient laufen und die Zusammenarbeit mit dem Vertrieb nahtlos funktionieren.

Die Realität sieht jedoch oft anders aus: Kundendaten liegen verstreut in unterschiedlichen Systemen, manuelle Prozesse fressen wertvolle Zeit, und mühsam gesammelte Informationen helfen nicht weiter, weil sie nicht zentral verfügbar sind. In diesem Blogartikel erfahren Sie, wie Ihr CRM Marketing Teams dabei unterstützt, messbar erfolgreicher & effizienter zu arbeiten.  

Fünf Herausforderungen im CRM für Marketing Teams

Hand hoch – welche der folgenden Herausforderungen kennen Sie?

1. Fragmentierte Datenlandschaft: Informationen zu Kunden und Leads sind auf verschiedene Systeme verteilt. Daten sind schlecht gepflegt, Dubletten häufen sich – wertvolles Wissen über Ihre Zielgruppe bleibt ungenutzt.

2. DSGVO-Anforderungen: Datenschutz ist im deutschen Mittelstand ein hohes Gut, birgt aber im Marketing immer wieder Herausforderungen. Wie stelle ich sicher, dass ich Daten rechtlich sauber nutzen, speichern und verarbeiten kann, damit ich für mein Marketing Team Wissen über die Zielgruppe generieren kann?

3. Ineffiziente Prozesse: Manuelle Datenpflege, händisches Zusammensuchen von Informationen, aufwändige Kampagnenplanung über mehrere Tools hinweg – enormer Zeitverlust und unkomfortables Arbeiten, weil Systeme nicht miteinander sprechen und – so ehrlich muss man sein – Marketing als Teil der Verwaltung oft nicht den Stellenwert im Unternehmen hat, den es verdient.

4. Erfolgsmessung mit Hindernissen: KPIs kommen aus vielen unterschiedlichen Touchpoints. Eine ganzheitliche Erfolgsmessung ist ohne zentrale Datengrundlage unmöglich.

5. Fehlende Personalisierung: Welche Produkte hat der Kunde bereits gekauft? Welche Anfragen gestellt? Wie kommuniziert der Kunde? Welche Informationen benötigt der Kunde? Alle Informationen existieren – aber nicht dort, wo Marketing-Teams sie brauchen.

CRM Marketing in einem System aus einer Hand

All diese Herausforderungen sind lösbar. Das CRM-System CAS genesisWorld bietet eine zentrale Heimat, die geschaffen wurde, um alle Abteilungen im Unternehmen die gleiche Datengrundlage zu bieten. Speziell für Marketing-Abteilungen vereint sie Marketing-Automatisierung, Lead-Management, Kampagnenplanung und Erfolgsmessung* in einer DSGVO-konformen Plattform – Made & Hosted in Germany.

Sie begleitet aber die komplette Customer Journey digital: vom Lead über die Qualifizierung im Marketing, der Übergabe an den Vertrieb über die Angebotsphase bis zur Beauftragung. Im Anschluss daran startet das Projekt, was über Aufgabenverwaltung & Projektmanagement-Tools umgesetzt wird und zur Abrechnung bereit steht.

Im folgenden Teil zeigen wir Ihnen, wie man mit intelligentem CRM Marketing Prozesse digitalisiert, automatisiert und KI-ready macht.

Sie arbeiten:

• unterstützt durch Automatisierung und KI.
• nahtlos mit Vertrieb, Service und Projektmanagement an den selben Daten.
• DSGVO-konform ohne Kompromisse.
• transparent, datenbasiert und messen Erfolge KPI-driven.

Damit steigern Marketing Teams die Conversion Rates und können den ROI ihrer Arbeit transparent machen.

*Hinweis: Anbindung eines Marketing-Automation-Tools wie Evalanche oder HubSpot notwendig.  

CRM4Innovators ist ein Angebot der ACP Mitteldeutschland

Seit über 20 Jahren sind wir einer der erfolgreichsten Vertriebs- und Implementierungspartner der CAS Software AG mit Erfahrungen aus über 300 erfolgreichen CRM-Projekten. 

Ihre Customer Journey im CRM Marketing

Erfolgreiche Kundengewinnung beginnt mit strukturierter Lead-Generierung. In CAS genesisWorld importieren Sie neue Kontakte über Kontaktberichte, ordnen diese bestimmten Kampagnen zu und definieren SmartTags für die gezielte Empfängerauswahl. Diese flexible Kategorisierung bildet die Grundlage für eine präzise Zielgruppensegmentierung und ermöglicht es Ihnen, Ihre Marketing-Ansprache von Anfang an passgenau auszurichten.

Im nächsten Schritt unterstützt Sie der AI-Assistent bei der KI-gestützten Vorqualifizierung*, indem er Leads automatisch bewertet und priorisiert. Die 360°-Kundensicht verschafft Ihnen dabei einen vollständigen Überblick über alle Informationen aus Veranstaltungen, Telefonaten und Anfragen – zentral an einem Ort. Ergänzt durch Kundenscoring-Funktionen bewerten Sie systematisch die Potenziale einzelner Leads und identifizieren die vielversprechendsten Themenfelder für den Vertrieb.

*Hinweis: Anbindung eines Marketing-Automation-Tools wie Evalanche oder HubSpot notwendig.  

Sobald ein Lead qualifiziert ist, greift die nahtlose Übergabe an den Vertrieb: Aus dem Kontaktbericht wird eine Verkaufschance erstellt und Workflow-Automatisierungen sorgen für automatische Benachrichtigungen bei qualifizierten Leads, sodass Ihr Vertriebsteam sofort aktiv werden kann. Dank transparenter Dashboards arbeiten Marketing und Vertrieb auf Basis derselben Daten – für eine lückenlose Customer Journey vom ersten Kontakt bis zum erfolgreichen Abschluss.

Die wichtigsten CRM Marketing Use Cases für den Mittelstand

(1) Personalisierte Kampagnen

Kunden erwarten von Ihnen relevante, auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Inhalte. Genau hier setzen die Personalisierungsfunktionen von CAS genesisWorld an.

Mit XRM-Mails erstellen Sie personalisierte E-Mails. Sie sprechen Kunden gezielt auf Basis der Informationen aus Verkaufschancen, Projekten oder Servicerequests an. Ergänzend ermöglichen Dokumenten- und Mailingvorlagen eine CI-konforme und professionelle Kommunikation. Damit beschleunigen und vereinheitlichen Sie Ihre Kundenkommunikation durch anpassbare Vorlagen. Mit dem AI Assistent erstellen Sie auf Basis weniger Stichworte vollständige E-Mail-Texte.

Der konkrete Benefit: Personalisierte Kampagnen erzielen nachweislich höhere Öffnungs- und Conversion-Rates. Sie holen Ihre Zielgruppe genau dort ab, wo sie ist.

(2) Event-Management

Messen, Webinare oder Kundenveranstaltungen sind beliebte Marketing Touchpoints, um Leads zu qualifizieren. CAS genesisWorld bietet mit dem Eventmodul die optimale, digitale Arbeitsgrundlage: Vom Anmelde- und Teilnehmermanagement über die Veranstaltungsplanung bis hin zur Auswertung haben Sie jederzeit den Überblick. Die nahtlose Integration in die Customer Journey bedeutet, dass Event-Interaktion automatisch in der Kundenakte dokumentiert wird.

Dank der vollständigen Integration der Event-Daten in die Kundenakte sehen Ihre Vertriebskolleginnen und -kollegen schnell, wer am Event teilgenommen hat und welches Interesse sich daraus ablesen lässt. Diese Informationen fließen direkt in die Lead-Bewertung ein und ermöglichen eine intelligente Nachbearbeitung.

Der konkrete Benefit: Sie qualifizieren Leads systematisch auf Basis konkreter Event-Interaktionen und schaffen die Grundlage für eine erfolgreiche Übergabe an den Vertrieb – ohne Medienbrüche und Datenverluste.

(3) Marketing Automation ohne Programmierkenntnisse

Manuelle, repetitive Aufgaben rauben wertvolle Zeit. CAS genesisWorld macht es einfach: Mit dem Drag & Drop Workflow-Editor modellieren Sie Ihre Kampagnen flexibel – ganz ohne Programmierkenntnisse. Sie bilden Eventualitäten ab, von Wartezeiten bis zu mehrstufigen Abläufen. Erstellen Sie automatisierte E-Mails, lassen Sie Folge-Datensätze generieren und aktualisieren Sie bestehende Datensätze gezielt*.

Die nahtlose Integration von den Marketing Automation-Tools von Inxmail und Evalanche erweitert Ihre Möglichkeiten: Newsletter- und Marketing Automation-Lösungen sowie zahlreiche Funktionen für mehrstufige Kampagnen stehen Ihnen zur Verfügung. Sie automatisieren komplexe Marketing-Prozesse und stellen sicher, dass Leads optimal weiterqualifiziert werden.

Der konkrete Benefit: Sie erhalten konkrete und messbare Entlastung durch Automatisierung. Skalieren Sie Ihre Marketing-Aktivitäten und stellen sicher, dass jeder Lead zum optimalen Zeitpunkt die passende Kommunikation erhält – konsistent, professionell und effizient.

*Hinweis: Anbindung eines Marketing-Automation-Tools wie Evalanche oder HubSpot notwendig.  

(4) Zielgruppen-Segmentierung durch intelligente Daten

Die präzise Zielgruppenselektion ist ein richtiger Booster für erfolgreiche Marketing-Kampagnen. SmartTags sind eine Möglichkeit, gezielt Empfänger für Ihre Mailings auszuwählen – für eine Ansprache, die einfach passt. Taggen Sie Kontakte nach Interessen (#Interesse an Webinaren), Events (#EventsQ1, #EventsDigital), geografischen Regionen oder individuellen Kriterien. Die Tags lassen sich beliebig kombinieren und ermöglichen hochpräzise Selektionen.

Dadurch können Sie die Lead Journey nachverfolgen. Welche SmartTags haben erfolgreiche Kunden gemeinsam? Welche Kombinationen führen zu höheren Conversion-Rates? Diese Erkenntnisse fließen direkt in Ihre zukünftigen Kampagnen ein. 

Der konkrete Benefit: Sie treffen präzise Ihre Zielgruppe, lernen kontinuierlich aus erfolgreichen Mustern und reduzieren Streuverluste auf ein Minimum – für Marketing, das wirklich ankommt.

(5) Erfolgsmessung & Reporting mit datenbasierter Optimierung

Was bringt die kreativste Kampagne, wenn Sie nicht sagen können, wie erfolgreich sie war? Transparente Erfolgsmessung ist der Schlüssel zur kontinuierlichen Verbesserung Ihrer Marketing-Aktivitäten.

CAS genesisWorld bietet kampagnenspezifische Dashboards in Echtzeit. Kennzahlen-Widgets zeigen Ihnen individuelle KPIs auf einen Blick – ob Newsletter-Reichweite, Öffnungsraten, Click-Through-Rates oder generierte Leads. Das bietet Ihnen die ideale Basis, um Ihre Strategie gezielt weiterzuentwickeln und Potenziale zu entdecken.

Der konkrete Benefit: Sie treffen Marketing-Entscheidungen auf Basis von Fakten statt Bauchgefühl, optimieren kontinuierlich Ihre Performance und weisen transparent den ROI Ihrer Marketing-Investitionen nach – für ein Marketing, das messbar Wert schafft.

Praxis-Beispiel: Eine typische Marketing-Kampagne

Szenario: Sie launchen ein neues Produkt und planen dazu eine Webinar-Kampagne. So setzen Sie diese effizient in CAS genesisWorld um:

1. Zielgruppe definieren: Nutzen Sie SmartTags wie #Interesse an Webinaren oder #EventsDigital, um präzise die relevanten Empfänger zu selektieren.

2. Event anlegen: Organisieren Sie das Webinar direkt im CRM mit vollständigem Teilnehmermanagement – vom Anmelde- bis zum Auswertungsprozess.

3. Einladung erstellen: Der AI-Assistent generiert auf Basis weniger Stichworte überzeugende E-Mail-Texte im Mailing-Editor, passgenau und professionell.

4. Automatisierung aufsetzen: Modellieren Sie per Drag & Drop automatisierte Reminder-Mails und Follow-up-Sequenzen, inklusive Wartezeiten und mehrstufigen Abläufen.

5. Social Media einbinden: Informieren Sie Ihre We.Network-Community direkt aus dem CRM und senden Sie automatisierte Benachrichtigungen an ausgewählte Kontakte.

6. Durchführung: Die erweiterte Microsoft Teams-Integration ermöglicht nahtlose Online-Besprechungen mit direktem Zugriff auf alle relevanten CRM-Daten.

7. Nachbereitung: Überwachen Sie Erfolge in Echtzeit über kampagnenspezifische Dashboards, identifizieren Sie qualifizierte Leads und leiten Sie diese per Workflow-Automatisierung direkt an den Vertrieb weiter.

Das Ergebnis: Messbare Conversions durch personalisierte, zeitoptimierte Ansprache bei gleichzeitig 30-40% reduziertem manuellen Aufwand – alle Event-Daten fließen automatisch in die Kundenakte, um Vertriebspotenzial zu entwickeln.

Fazit: Marketing-Exzellenz beginnt mit dem richtigen CRM

Die Herausforderungen moderner Marketing-Teams lösen Sie mit einer zentralen CRM-Lösung: CAS genesisWorld vereint die relevanten Marketing-Prozesse in einer Plattform, um die Abteilungen Marketing, Vertrieb und Produkt-/Projekt-Management näher zusammenzubringen.

Ein CRM kann Marketing Teams darüber hinaus spürbar in der Lead Qualifizierung und im Projektmanagement entlassen. Gleichzeitig ist CAS genesisWorld die Lösung, die dank Made & Hosted in Germany vollständig DSGVO-konform arbeitet und höchste Datenschutzstandards einhält.

Ihre Vision: Transformieren Sie Ihr Marketing-Team vom operativen Dienstleister zum strategischen Wachstumstreiber, der zuverlässig Leads qualifiziert und skalierbar weiterentwickelt werden kann.

Kommen Sie mit uns in den Austausch über CRM Marketing-Usecases – fragen Sie ein kostenfreies und unverbindliches Beratungsgespräch an.

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