CRM-System Einführung: Ablauf und Erfolgsfaktoren

Die Einführung eines CRM-Systems ist in jedem Unternehmen ein entscheidender  Schritt zur Digitalisierung der Unternehmensprozesse und bietet riesige Vorteile und Chancen. Doch es ist auch ein komplexes System und bei der Einführung lauern viele Stolpersteine und Gefahren. Die Beispiele, wo Unternehmen sich an Softwareprojekten die Finger verbrannt haben, existieren und enden meist fatal. Doch mit dem richtigen Partner und der Bereitschaft, Arbeitsweisen weiterzuentwickeln, steht Ihnen nichts im Wege. In diesem Blogartikel erklären wir, wie man bei der CRM-System Einführung am besten vorgeht.

Warum ein CRM-System für Ihr Unternehmen unverzichtbar ist

Ein CRM-System ist ein Tool in der unternehmensinternen IT-Umgebung, was bei guter Nutzungsdurchdringung ein richtiger Effizienzmotor sein kann. Denn die Funktionen im CRM gehen nunmehr weit über das digital Kontaktmanagement hinaus. Ein CRM-System bringt Klarheit in die Abläufe und Prozesse rund um Ihre Wertschöpfung, indem es Daten zentral bündelt, strukturiert und automatisierbar macht. Die Daten bleiben so nachhaltig im Unternehmen und sind maschinell verarbeitbar & auswertbar. So können Sie aus den Informationen rund um Kunden, Aufträge und Projekte strategische Erkenntnisse gewinnen. Es stellt Zusammenhänge her.

Damit wird Ihre Arbeit effizienter und transparenter – Mitarbeitende haben Zugriff auf die wirklich relevanten Informationen und können so effizienter und erfolgreicher Arbeiten. So steigt auch der Informationsgehalt Ihrer Daten. Und die Informationen bleiben in Ihrem Unternehmen – auch, wenn Mitarbeitende aus dem Unternehmen ausscheiden.

Vorüberlegungen: Anforderungen an ein CRM-System

Elementar wichtig bei der erfolgreichen Einführung eines CRM-Systems in Ihr Unternehmen ist, dass die Software zu Ihrem Unternehmen passt und optimal in Ihr Unternehmen eingebettet ist. Daher sollten Sie einige Vorüberlegungen anstellen, damit Sie das CRM effizient nutzen können:

• Welche Hardware und welche Software ist in Ihrem Unternehmen im Einsatz und wie lassen sich die Software-Tools über Schnittstellen nahtlos miteinander verbinden?
• Welche Prozesse sollen im CRM-System digital abgebildet werden? Welche Prozesse sind unveränderlich?
• Definieren Sie klare Ziele, die mit dem CRM-System erreicht werden sollen.
• Welche Abteilungen und welche Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen sind an der Nutzung sowie der Einführung des Systems beteiligt?
• Wo wird das System betrieben? Verfügen Sie über eigene Rechenzentrumskapazitäten oder soll es extern wie beispielsweise in der Cloud betrieben werden?
• Wo sehen Sie Automatisierungspotenzial?
• Legen Sie einen Budget- und Zeitraumen fest.

Einführung Ihres CRM-Systems

Für die Einführung einer neuen CRM-Software in Ihrem Unternehmen gibt es zwei Phasen – wir beginnen mit der Auswahlprozess des richtigen Anbieters, ehe wir nach der Entscheidung mit der konkreten Einführung fortfahren.

Zunächst also der Auswahlprozess:

1. Der erste Schritt besteht darin, klare Ziele für das CRM-System zu definieren, z. B. effizientere Prozesse oder bessere Kundenbindung.
2. Anschließend erstellen Sie ein CRM Lastenheft, das alle technischen und funktionalen Anforderungen festhält – etwa Schnittstellen, Automatisierungswünsche und Datenschutzvorgaben. Ein Lastenheft dient als Grundlage für die Anbieterauswahl und wird idealerweise vom Projektteam erstellt.
3. Danach folgen Screening, Vorauswahl, Präsentationstermine, Testphasen und eine Shortlist der Anbieter.
4. Mit den finalen Angeboten treffen Sie Ihre Entscheidung.

Und nun die Implementierungsphase:

1. Stellen Sie ein Projektteam mit CRM Rollen & Verantwortlichkeiten auf, das die Systemkonfiguration und Prozessabbildung begleitet.
2. Die Datenmigration sowie Schulungen für Keyuser sind essenziell für den Erfolg.
3. Beginnen Sie mit einer Piloteinführung. Hier erhalten zunächst nur einige wenige Mitarbeitende Zugang zum neuen System, um die Funktionalitäten zu testen und den Betrieb sicherzustellen.
4. Nun folgt der generelle Go Live! Der Software. Unterstützen Sie den Übergang mit aktivem Change Management und langfristigem Support, damit Ihr Team das CRM optimal nutzt.

Nutzung Ihres CRM-Systems

Nun beginnt die Phase, in dem Ihr Team mit der Software arbeitet. Das bedeutet, dass Sie einen großen Meilenstein absolviert haben – das Projektarbeit ist deshalb aber noch nicht vorbei.

Binden Sie nun die Arbeit mit Ihrem CRM aktiv in Meetings, Prozesse und tägliche Abläufe mit ein. Fördern Sie die Nutzungsakzeptanz der Mitarbeitenden, bieten Sie Schulungen an, stellen Sie positive Erfolge durch das System heraus und kommunizieren Sie stetig die klaren Vorteile des Systems. Stellen Sie Best Practice Beispiele aus Ihrem Team vor, die die Arbeitsabläufe erleichtern und machen Sie messbare Erfolge sichtbar.

Doch auch an der Software muss noch weitergearbeitet werden. Die Nutzung der Software ist stetig optimierungsbedürftig. Es werden sich Anwendungsfälle herauskristallisieren, die noch nicht gut funktionieren. Hier sollte weiter unterstützt werden, um möglichst für alle Beteiligten die bestmögliche Nutzungsdurchdringung zu ermöglichen. Gleichzeitig werden parallel vom Hersteller Ihrer Software immer wieder neue Updates und Features bereitgestellt, die teilweise sicherheitsrelevant sind. Planen Sie dies in Ihrem Arbeitsauftrag und Budget mit ein.

Beachten Sie all dies, wird das CRM zu einem zentralen Werkzeug für eine effizientere & erfolgreichere Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen.

Erfolgsfaktoren der CRM-Einführung

Ein CRM-System ist ein zentrales Tool in Ihrem Unternehmen und extrem relevant für das Zusammenwirken in Ihrem Unternehmen. Sie operieren an der Halsschlagader! Es ist daher absolut empfehlenswert, die Einführung gemeinsam mit einem kompetenten und erfahrenen Partner vorzubereiten und umzusetzen.

Ein weiterer, entscheidender Erfolgsfaktor ist, alle Mitarbeitenden im Unternehmen auf die Reise mitzunehmen und durch transparente Kommunikation Akzeptanz zu schaffen. Die absolute Überzeugung der Geschäftsführung ist essenziell, um das Vertrauen in die Umsetzung zu stärken. Zudem spielt die Datenqualität eine zentrale Rolle – nur saubere und strukturierte Daten entfalten den vollen Nutzen des Systems. Durch kontinuierliche Weiterentwicklung und Unterstützungsangebote bleibt Ihr CRM nachhaltig erfolgreich.

Fazit

Ein CRM-System ist mehr als nur Software – es ist ein zentraler Hebel für effizientere Prozesse, bessere Kundenbindung und nachhaltiges Wachstum. Mit klaren Anforderungen, einem strukturierten Einführungsprozess und einem erfahrenen Partner wie ACP gelingt der Start reibungslos. Entscheidend sind die frühe Einbindung aller Beteiligten, eine hohe Datenqualität und die kontinuierliche Weiterentwicklung. Kontaktieren Sie uns, um Ihre CRM-Einführung gezielt zu planen und erfolgreich umzusetzen!