So integrieren Sie Whatsapp in Ihr CRM + die Top 5 Features

Der 2009 gegründete Messenger WhatsApp ist seit 2014 Teil des Meta-Konzerns, zu dem u. a. auch Facebook und Instagram gehören. Als kostenfreie Smartphone-App erfreut sich WhatsApp einer unglaublich großen Beliebtheit und wird von über 2 Milliarden Menschen weltweit genutzt und ist in Deutschland die beliebteste Smartphone App.

Auch im Kundenkontakt gibt es unzählige Einsatzszenarien für WhatsApp. Der barrierearme Austausch, die plattformübergreifende Verwendung auf allen Smartphones sowie die umfangreichen Features wie Videotelefonie, Austausch von Videos & Bildern und jetzt brandaktuell der Einsatz vom KI-Chat “Meta AI” sind ein Garant für die riesige Marktdurchdringung im DACH-Raum. Die Anbindung vion WhatsApp an das CRM-System ist daher ein logischer Schritt. Was sind mögliche Einsatzszenarien und wie funktioniert es genau? In diesem Blog-Artikel zeigen wir, wie es geht. 

Vorteile von der WhatsApp Integration ins CRM

Es haben schon sehr viele Unternehmen die Vorteile von WhatsApp im Vertrieb und im Kundenkontakt erkannt. Es ist einfach, barrierearm und schnelllebig. Was jedoch das unschlagbar ist: Die Öffnungsraten mobiler Nachrichten liegen bei bis zu 98 %. Auch Ihre Mitarbeitenden werden sich freuen. Schließlich ist der Kundenservice über WhatsApp effizient und ermöglicht schnelle Reaktionszeiten. Auch Conversion-Rates bei der Verwendung von WhatsApp im Vertrieb sind attraktiv. 

Für Kleinstunternehmen bis zu fünf Mitarbeitende ist die WhatsApp Business App sogar kostenlos – wenngleich der Funktionsumfang nur sehr eingeschränkt ist. Hier sind lediglich Basisfunktionen verfügbar. Es ist daher besonders für lokale, kleinere Geschäfte geeignet, die über keine professionelle Kundenbetreuungsabteilung verfügen.

In der WhatsApp Business Premium App kann man bereits Chats bestimmten Mitarbeitenden zuweisen und Sie können ein Unternehmensprofil erstellen, Öffnungszeiten, Adressen und Links pflegen. Hier können speziell kleinere Unternehmen profitieren, die einen barrierearmen und schnelllebigen Kommunikationskanal für Kunden anbieten wollen. 

Die WhatsApp Business Plattform ist speziell für mittelständische und größere Unternehmen geeignet. Hier können beliebig viele Mitarbeitenden-Accounts erstellt und beliebig viele Endgeräte verknüpft werden. Auch kann man WhatsApp Newsletter erstellen und versenden. Spannend wird es aber speziell beim Thema WhatsApp Busness API. Diese wird für die Anbindung ins CRM benötigt. 

Top 5 Einsatzszenarien & Anwendungsfälle für eine WhatsApp CRM Integration

Kleine und mittelständische Unternehmen können mit WhatsApp die Kundenkommunikation kurz, schnelllebig und effizient halten. Auch gibt es Automatisierungsmöglichkeiten. Wichtig dabei ist die Anbindung ans CRM, damit möglichst viele Informationen zum Kunden nachhaltig genutzt werden können, um Angebote speziell für die Kundenbedürfnisse zu entwickeln. 

Das sind mögliche Einsatzszenarien:

1. Chatbots und Nachrichten im CRM kombinieren

• Ein lokales Geschäft hat einen Chatbot eingerichtet, der häufig gestellte Fragen automatisiert beantwortet. Wenn Kunden auf WhatsApp eine Nachricht senden, erhalten sie sofort eine Antwort auf Fragen wie „Welche Öffnungszeiten haben Sie?“ oder „Gibt es heute Sonderangebote?“
• Sollte der Chatbot die Anfrage nicht lösen können, wird die Konversation an einen Mitarbeiter im CRM weitergeleitet. Dadurch kann das Geschäft auch außerhalb der Öffnungszeiten für Kundenanfragen erreichbar sein, ohne dass zusätzliches Personal benötigt wird.

2. Integration von Kundendaten in das CRM

• Ein KMU, das maßgeschneiderte Möbel herstellt, nutzt die WhatsApp CRM Schnittstelle, um alle Kundeninteraktionen automatisch zu dokumentieren. Wenn ein Kunde per WhatsApp eine Anfrage sendet, wird diese sofort im CRM-System gespeichert, inklusive aller Details wie Name, Vorlieben und bisherigen Bestellungen. 
• So kann das Unternehmen bei zukünftigen Anfragen sofort auf die Historie zugreifen und dem Kunden personalisierte Angebote unterbreiten, was die Kundenbindung erheblich stärkt.

3. Multichannel-Kommunikation im CRM integriert

• Ein Reisebüro verwendet eine WhatsApp CRM Schnittstelle, um alle Kommunikationskanäle zu bündeln. Kunden können ihre Reiseanfragen per E-Mail, WhatsApp oder über Social Media senden. 
• Alle Nachrichten landen in einem zentralen System, wo das Team die Anfragen schnell bearbeiten kann. Ein Kunde, der zum Beispiel auf Instagram eine Reiseanfrage gestellt hat, kann dann über WhatsApp ein detailliertes Angebot erhalten. Dies erhöht die Effizienz und sorgt dafür, dass keine Kundenanfrage verloren geht.

4. Analyse- und Reporting in CRM Auswertungen

• Ein regionaler Lieferservice nutzt die Analyse- und Reporting-Tools der WhatsApp CRM Schnittstelle, um die Reaktionszeiten und die Erfolgsrate von Werbekampagnen zu messen. 
• Nachdem sie eine Sonderaktion für den Lieferservice über WhatsApp angekündigt haben, können sie genau sehen, wie viele Bestellungen darüber eingegangen sind und wie schnell die Mitarbeiter auf Anfragen reagiert haben. 
• Auf Basis dieser Daten werden die Kampagnen kontinuierlich optimiert, was zu einer deutlichen Umsatzsteigerung führt.

5. Skalierung von hohen Anfrageaufkommen 

• Ein KMU im E-Commerce-Bereich erlebt während der Feiertage einen Anstieg der Kundenanfragen. Die WhatsApp CRM Schnittstelle ermöglicht es dem Unternehmen, kurzfristig weitere Mitarbeiter in die Bearbeitung der WhatsApp-Nachrichten einzubinden, ohne das System ändern zu müssen. 
• Dadurch können sie den erhöhten Arbeitsaufwand problemlos bewältigen und sicherstellen, dass alle Kundenanfragen schnell und zufriedenstellend beantwortet werden.

Technische Integration von WhatsApp ins CRM

Um WhatsApp in Ihr CRM-System zu integrieren, gibt es drei typische Integrationswege, die hier kurz erklärt werden.

Integration über Drittanbieter

Es gibt einige Tools, die eine fertige Schnittstelle für viele CRM-Systeme anbieten. Um dies einzurichtigen, sind in der Regel keine Programmierkenntnisse erforderlich. Meist sind die Oberflächen recht intuitiv. Große Nachteile dieser Lösungen sind, dass weitere Tools genutzt werden müssen, damit Kosten entstehen und das technische System damit aufgebläht werden. Darüber hinaus sind Standardlösungen oft damit verbunden, dass man Abstriche machen muss. Jedes Unternehmen ist individuell und hat ganz eigene Prozesse. 

Native Integration im CRM

Einige CRM-Anbieter bieten bereits direkte Anbindungen über die eigenen Marketplaces an. Das ermöglicht in der Regel eine tiefe Integration in Workflows und Kontakte. Hier entstehen jedoch Mehrkosten im Abo-Modell. Darüber hinaus sind die Funktionen in der Regel eingeschränkt. 

Eigene API-Integration

Wer individuelle Prozesse & Anforderungen hat, der ist mit einer eigenen API-Integration am Besten aufgehoben. Hier wird höchste Flexibilität und passgenaue Entwicklung nach Ihren eigenen Wünschen garantiert. Es sind allerdings Profi-Entwicklerinnen und -Entwickler gefragt. Die Anbindung ist nicht trivial und sollte durch professionelle Kräfte erfolgen. 

Sie haben Interesse an einer eigenen API-Integration von WhatsApp in Ihr CRM? Wir unterstützen Sie selbstverständlich gern. Vereinbaren Sie jetzt einen kostenlosen und unverbindlichen Beratungstermin. 

Datenschutz bei CRM und WhatsApp

Immer wieder hört man von datenschutzrechtlichen Bedenken hinsichtlich der Nutzung von WhatsApp. Für die private Verwendung von WhatsApp sind viele Bedenken auch nachvollziehbar und berechtigt. Aber: Die Verwendung der WhatsApp Business Plattform ist mit der DSGVO grundsätzlich vereinbar, wenn Sie einige Voraussetzungen erfüllen. Solche Voraussetzungen sind beispielsweise die Einwilligung des Kunden, die Sie abfragen müssen, die Existenz eines Impressums in Ihrem WhatsApp-Kanal und die Ergänzung der Hinweise in Ihrer Datenschutz-Erklärung. 

Dies sollten Sie allerdings keinesfalls alleine durchexerzieren. Holen Sie sich Unterstützung von Kolleginnen und Kollegen oder externen Fachkräften, die sowohl theoretisches Fachwissen als auch praktische Erfahrungen in diesem Bereich abdecken. Warum? Hier drohen Abmahnungen und hohe Kosten, die Sie vermeiden können. 

Fazit: Kleine Integration mit großem Effekt! Sprechen Sie mit unseren Experten

Die praktische Anwendung einer WhatsApp CRM Schnittstelle kann KMU dabei helfen, ihre Kundenkommunikation effizienter und effektiver zu gestalten. Auch intern können Teams ihre Kommunikation darüber vereinfachen.

Ob durch automatisierte Nachrichten, die Integration von Kundendaten, Multichannel-Kommunikation, Analyse-Tools oder die einfache Skalierbarkeit – mit den richtigen Tools und einer durchdachten Strategie können KMU die Kundenbindung stärken und ihr Geschäftswachstum vorantreiben. Nutzen Sie die Möglichkeiten der Künstlichen Intelligenz für Ihre CRM Strategie!

Indem Unternehmen diese Funktionen in ihren Alltag integrieren, schaffen sie eine dynamische und reaktionsschnelle Kommunikationsplattform, die sich den Bedürfnissen ihrer Kunden anpasst und gleichzeitig die betriebliche Effizienz steigert.

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