Die Top 7 wichtigsten Funktionen und Vorteile eines CRM-Systems für mehr Effizienz

Die Top 7 wichtigsten Funktionen und Vorteile eines CRM-Systems 

Kundenbeziehungen sind das Herzstück des erfolgreichen Vertriebs in jedem Unternehmen.

Ein effektives Customer Relationship Management (CRM) System ist für Unternehmen heutzutage unverzichtbar, um diese Beziehungen zu pflegen, Abläufe und Prozesse zu digitalisieren und letztendlich den Umsatz zu steigern. 

In diesem Artikel werden die Top 7 Features eines CRM-Systems im Vertrieb näher beleuchtet.

1. Zentrale Datenbank zur Verwaltung von Kontaktdaten

• Ein CRM-System fungiert als zentrale Datenbank für alle Kundeninformationen. Das bedeutet, dass Vertriebsmitarbeiter schnell und einfach auf wichtige Daten zugreifen können, einschließlich Kontaktinformationen und Historie, Kaufdaten usw.
• Diese zentralisierte Datenbank minimiert den Aufwand für die Suche nach Informationen und ermöglicht es den Vertriebsmitarbeitern, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
• Doch nicht nur Kunden sondern auch alle anderen Vertragspartner oder andere Kontakte können darüber verwaltet werden. Je nach Geschäftsfeld und Branche gehören dazu auch Lieferanten, oder zuständige Parteien z.B. für Flurstücke bei Projekten der erneuerbaren Energien.

2. Effizientes und individuelles Lead Management 

• Ein CRM-System erleichtert das Lead Management erheblich. Neue Anfragen können problemlos erfasst, kategorisiert und nach ihrem Fortschritt im Verkaufszyklus verfolgt werden. Doch auch eine individuelle Anpassung an Ihre Prozesse ist möglich. Je nach gewählter CRM Lösung stehen hier fast grenzenlose Möglichkeiten zur Verfügung.
• Dies ist insbesonder bei komplexen oder langen Verkaufszyklen relevant.
• Automatisierte Workflows können eingerichtet werden, um Leads automatisch zu qualifizieren und sie an die richtigen Vertriebsmitarbeiter weiterzuleiten. Dies beschleunigt den Verkaufsprozess und erhöht die Abschlussraten.
• Je nach Branche zählt jede Minute, wenn es darum geht frische Anfragen zu bearbeiten. Je schneller die Leads bedient werden, umso höher die Verkaufschance.

3. Zentrale Verwaltung von Verträgen und Unterschriften

• Moderne CRM Lösungen wie CRM genesisWorld bieten Schnittstellen und Integrationen zu AdobeSign oder DocuSign, mit denen Sie digitale Unterschriften direkt in Ihrer CRM Lösung verwalten können.
• So können Ihre Kunden Verträge ganz einfach online unterzeichnen, und Sie haben die Unterlagen automatisch dort wo sie hingehören: In der Kundendatei im System.
• Doch auch die Verwaltung von anderen Unterlagen und Verträgen oder Dokumentationen können Sie in Ihrem CRM abbilden. Vertragspartner wie Lieferanten oder andere Parteien können Sie übersichtlich verwalten und Unterlagen sicher und vor allem DSGVO-konform speichern. 

4. Erweiterte Reports: Analyse- und Berichtsfunktionen

• Moderne CRM-Systeme bieten leistungsstarke Analyse- und Berichtsfunktionen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Vertriebsleistung genau zu verfolgen und zu analysieren. 
• Sie können Umsatztrends identifizieren, den Erfolg von Marketingkampagnen messen und fundierte Geschäftsentscheidungen treffen. Diese Einblicke sind entscheidend für die kontinuierliche Verbesserung des Vertriebsprozesses.
• Die Reports kommen entweder vorkonfiguriert zur Wiedergabe der gängigsten Berichte und KPIs, oder können individuell angepasst und ausgewertet werden.
• Bei der Wahl Ihrer CRM Lösung sollten Sie bestenfalls bereits abschätzen können, welche Funktionen Sie benötigen werden. Im ersten Schritt füllen wir daher mit Ihnen ein Lastenheft zur Erfassung Ihrer Bedürfnisse aus, und bieten Ihnen außerdem den Download unserer Vorlage kostenfrei an.

5. Aufgabenverwaltung, Zuweisung und Abarbeitung

• CRM-Systeme bieten eine Vielzahl von Automatisierungsfunktionen, die den Arbeitsaufwand der Vertriebsmitarbeiter reduzieren. 
• Routineaufgaben wie das Versenden von Follow-up-E-Mails, das Planen von Anrufen oder das Erstellen von Berichten können automatisiert werden, sodass sich die Vertriebsmitarbeiter auf wichtige Verkaufsaktivitäten konzentrieren können.
• Doch auch alle anderen Arten von anfallenden Aufgaben können in modernen CRM Lösungen verwaltet werden. Sie erhalten je nach Anbieter ein vollständiges Taskmanagement System inkl. Anlage von individuellen Aufgaben und Zuständigkeiten.

6. Skalierbarkeit und Ablösung der Excel-Tabellen

• Ein weiterer Vorteil eines CRM-Systems im Vertrieb ist seine Skalierbarkeit. Egal, ob ein Unternehmen wächst und neue Kunden hinzugewinnt oder sich auf neue Märkte ausdehnt, ein CRM-System kann problemlos an die sich ändernden Anforderungen angepasst werden. 
• Es kann mit dem Unternehmen mitwachsen und dabei helfen, den Vertriebseffizienz auch in Zeiten des Wachstums aufrechtzuerhalten.
• Viele Unternehmen starten ihre Kontaktverwaltung mit einer Excel Tabelle. Doch diese kommt schnell an ihre Grenzen und konfrontiert Sie mit einer Vielzahl von Problemen.
• Mangelnde Datensicherheit und fehlenden Funktionen führen oft nicht nur zu Frustration sondern letztlich auch dazu, dass Ihnen wertvolle Verkaufschancen entgehen. Das ist dann spätestens der Zeitpunkt für eine CRM Einführung.

7. Effizientes Arbeiten mit Branchenlösungen

• Ein CRM System ist nur so gut wie die Benutzer die es einsetzen, und die Konfiguration in der Sie es anwenden.
• Bei CRM4Innovators haben wir uns auf Branchenlösungen spezialisiert, die maßgeschneidert auf Ihre Bedürfnisse konfiguriert sind. Zusätzlich ist eine individuelle Anpassung möglich.
• Dank der präzisen Anpassung auf Ihr Geschäf, können Sie die Effizienz der wiederkehrenden Abläufe erheblich steigern. So erhalten Sie einen echten Wettbewerbsvorteil. Außerdem haben wir die Erfahrung gemacht, dass auch die Mitarbeiterzufriedenheit bei Ihnen im Unternehmen erheblich von einer effizienten Lösung gesteigert werden kann!

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Insgesamt bietet ein CRM-System eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen, insb. im Vertrieb. Von der zentralisierten Datenbank über die Automatisierung von Aufgaben bis hin zu erweiterten Analysefunktionen trägt ein CRM-System maßgeblich zur Effizienzsteigerung, Umsatzsteigerung und Kundenbindung bei. 

Unternehmen, die noch kein CRM-System implementiert haben, sollten ernsthaft darüber nachdenken, dies zu tun, um im heutigen wettbewerbsintensiven Markt erfolgreich zu sein.

Wir haben uns auf Branchenlösungen für KMU in Deutschland spezialisiert, und bieten vorkonfigurierte Systeme für Unternehmen der Industrie, Maschinenbau, Technik, Dienstleistung und Handel an. Bei der Auswahl der für Sie passenden Lösung unterstützen wir Sie gerne. Als Teil der ACP-IT Solutions GmbH bieten wir Ihnen echte Kompetenz aus über 20 Jahren Erfahrung. Überzeugen Sie sich selbst und werfen Sie einen Blick in unsere Referenzen.

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